Ошибки в документах ЗАГС

Вы когда-нибудь слышали о том, что в ваших свидетельствах о рождении, браке, рождении детей может быть ошибка? Проблема часто обнаруживается в самый неподходящий момент, когда документы срочно нужны для важных целей, например, для апостилирования. Именно поэтому мы рекомендуем заранее проверить документы ЗАГСа на наличие ошибок — сделайте это сейчас, чтобы избежать неприятных сюрпризов в будущем. В этом материале мы подробно разберём, какие ошибки встречаются в документах ЗАГСа, где они могут возникать и как их исправить.

Содержание:
1. Возможные ошибки в документах ЗАГСа
2. Где могут быть допущены ошибки
3. Как выявить и исправить ошибку
4. Внесение изменений в архивную запись
5. Рекомендации экспертов

Возможные ошибки в документах ЗАГС

Чаще всего в документах ЗАГСа встречаются следующие ошибки:

Опечатка в ФИО.
Например, путаница с буквами е/ё, и/й, е/и, и/ы, отсутствие ь/ъ или дефиса, неправильное написание окончаний (-ов/-ев, -ин/-ын, -ых/их, -ский/-цкий). Примеры: Алёна/Алена, Демидов/Димидов, Салтыков-Щедрин/Салтыков Щедрин.
Отсутствие места рождения.
Такие ошибки характерны для старых свидетельств о рождении, выданных в 40–50-х годах. В то время ЗАГСы часто не указывали место рождения, ограничиваясь ФИО и датой.
Ошибка в цифрах.
Раньше данные вводились вручную, что повышало вероятность ошибок в датах рождения или номерах свидетельств.
Национальность.
До 1990 года в свидетельствах о рождении указывалась национальность, которую записывали со слов родителей. В данный момент эта графа по умолчанию не заполняется, но при желании и необходимости её можно добавить.

Далее в тексте мы будем использовать термин “ошибка” для обозначения всех возможных вариантов: опечатки в буквах, неточности в цифрах и отсутствие данных. Отсутствие информации в документах также может привести к серьезным проблемам, поэтому важно учитывать этот момент при проверке.

Где может быть допущена ошибка

Чтобы понять, где и как возникают ошибки, рассмотрим порядок получения документов:

Первичный документ.
Всё начинается с первичного документа. Например, когда рождается ребёнок, родителям в больнице выдают медицинскую справку о рождении, на основании которой необходимо получать остальные документы. С этой справкой далее нужно обратиться в ЗАГС или МФЦ, чтобы получить для ребёнка свидетельство о рождении.
Архивная запись ЗАГСа.
На основании первичного документа (в нашем примере медицинской справки) сотрудник ЗАГСа или МФЦ создаёт архивную запись о рождении ребёнка.
Свидетельство о рождении.
На основании архивной записи выдаётся свидетельство о рождении. Раньше его заполняли вручную, теперь через компьютер.
ЕГР ЗАГС.
Помимо этого все данные о рождении вносятся в Единый Государственный Реестр ЗАГС (ЕГР ЗАГС).

Таким образом, информация хранится в четырех местах. Ошибка может возникнуть на любом из этих этапов:

Ошибка в первичном учреждении.
Первичные документы выдаются уполномоченными учреждениями: медицинскими организациями (справки о рождении и смерти), ЗАГСами (заявления молодожёнов) или судами (решения о расторжении брака). На этапе первичного оформления ошибки встречаются крайне редко, так как люди более тщательно проверяют эти документы. Но, если в первичном документе допущена ошибка, она будет дублироваться на последующих этапах.
Ошибка в архивной записи ЗАГСа.
Даже в современных условиях, когда данные вносятся с помощью компьютеров, сотрудники ЗАГСа и МФЦ могут допустить ошибки, такие как опечатки в буквах или цифрах. В прошлом, когда записи заполнялись вручную, ситуация была еще сложнее: в архивных документах могли оставаться кляксы, зачеркивания, помарки, а также текст, ставший нечитаемым из-за выцветших чернил или неразборчивого почерка.
Ошибка в самом свидетельстве/справке ЗАГС.
Раньше сотрудники ЗАГСа заполняли свидетельства вручную, что увеличивало вероятность опечаток или неразборчивого написания. К тому же, в дореволюционные и советские времена, люди могли не обращать внимание на ошибки в документах, даже при их наличии. Было достаточно, что они сами знают, как правильно произносится их имя, где и когда они родились, а что указано в документах было не так уж и важно, да и уровень грамотности населения был довольно низкий. Сегодня ЗАГСы и МФЦ выдают свидетельства с уже напечатанными данными, но даже это не гарантирует отсутствия ошибок в документах. Хотя они обычно просят проверить все данные, большинство людей делает это поверхностно, полагаясь на сотрудника, не уделяют внимание каждой букве и цифре.
Ошибка в ЕГР ЗАГС.
В 2016 году в России создана Федеральная государственная информационная система “Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния” (ФГИС “ЕГР ЗАГС”). С 2018 года все новые записи вносятся в систему, а старые переводятся в электронный формат. Процесс переноса заключается в том, что бумажные архивные записи ЗАГС сканируют и вносят данные в систему вручную. В связи с человеческим фактором заполнение базы может происходить с ошибками. Так как этот процесс происходит без вашего участия, вы даже не узнаете о том, что в электронном реестре может быть ошибка.

Еще одним источником ошибок может стать человеческая память. Бывают случаи, когда человек не точно помнит какие-либо данные из документов, например, месяц рождения своего ребенка или ФИО родителей, бабушек и дедушек. И ошибочно полагает, что неточность содержится в свидетельстве о рождении. Это может звучать необычно, но такие ситуации встречаются достаточно часто.

Как выявить и исправить ошибку ЗАГСа

Для начала нужно понять, где именно допущена ошибка. Для этого сверьте данные, указанные на Госуслугах, с информацией в бумажном свидетельстве и вашем представлением о том, как должно быть:

1. Авторизуйтесь на Госуслугах, требуется подтверждённая запись.
2. Зайдите в раздел Документы.
3. Найдите нужный документ и кликните по нему.
4. На странице каждого документа будут сведения из актовой записи – это и есть данные из системы ЕГР ЗАГС. Сверьте их с бумажным свидетельством и вашей памятью, всё должно совпадать: каждая буква, цифра и данные.

Если всё точно совпадает буква к букве, цифра к цифре, – можно быть спокойным, вероятность ошибки в архивной записи близка к нулю. Для полной уверенности вы можете обратиться в ЗАГС по месту выдачи документа и уточнить информацию.

Если есть различия хотя бы в одной букве или цифре или какая-то информация отсутствует (например, место рождения или национальность), то очевидно, что где-то допущена ошибка. Для начала исключим вероятность, что ошибка допущена в ЕГР. Чтобы выяснить, действуйте так.

1. На той же странице с документом пролистайте вниз до раздела “Сообщить об ошибке”.
2. Перейдите на сайт ФНС и заполните специальную форму.
3. Начнётся проверка по вашему запросу.

Если данные ЕГР ЗАГС и актовой записи не совпадают, значит их неправильно перенесли. Ошибку исправят в течение двух дней. Не забудьте проверить это на Госуслугах.

Таким образом мы исключили ошибку ЕГР ЗАГС, теперь мы точно уверены, что информация на Госуслугах точно соответствует архивной записи. Далее сверяем информацию с вашим представлением о том, как должно быть:

Если вы согласны с тем, что написано в архиве и это совпадает с бумажным свидетельством, то поздравляю, в вашем документе нет ошибки и ничего исправлять не нужно. На него поставят апостиль, если оно соответствует требованиям ЗАГСа.

Если вы согласны с тем, что написано в архивной записи, но есть расхождения с бумажным свидетельством, нужно получить дубликат. Повторное свидетельство будет выдано с корректными данными, так как информация берётся их архивной записи. Подробнее о том, как получить дубликат, вы можете узнать здесь.

Если вы не согласны с архивной записью, то не имеет значения, что указано в бумажном свидетельстве, в любом случае нужно вносить изменение в архивную запись.

Как внести изменения в архивную запись ЗАГСа

Мы уже писали ранее о том, что под термином “ошибка” подразумеваются не только опечатки в буквах и неточности в цифрах, но и отсутствие данных в свидетельстве. Во всех случаях процедура внесения изменений одинаковая, отличается лишь документ, который служит основанием для исправления.

Обратитесь в ближайшее отделение МФЦ или ЗАГС по месту регистрации или проживания.
Заполните заявление на изменение архивной записи и приложите к нему документы:
– Ваш паспорт.
– Свидетельство с ошибкой.
– Документ, который служит основанием для исправления. Подробности в следующем разделе.
Оплатите государственную пошлину (700 рублей).
После рассмотрения заявления и проверки документов ЗАГС внесет изменения в архивную запись и выдаст новое свидетельство с указанием места рождения.

Мы можем внести изменения по нотариальной или консульской доверенности. В тексте доверенности обязательно должно быть указано, какую именно ошибку нужно исправить. Например: “Исправить фамилию Демидов на Димидов”.

Основания для внесения изменений в архивную запись ЗАГСа

Основанием для внесения исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния может служить актовая запись об усыновлении, установлении отцовства, перемене имени, решение суда или органов опеки и т.д. Полный список вы можете посмотреть в статье 69 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ “Об актах гражданского состояния”.

Паспорт, водительские права и справка о несудимости и прочие подобные документы не могут быть использованы в качестве подтверждающих документов для исправления ошибок в записях ЗАГСа. Это связано с тем, что они не являются первичными документами, а выдаются на основании документов ЗАГС.

Если у вас нет подходящего первичного документа, который необходим ЗАГСу, но вы настаиваете на исправлении ошибки, придётся решать вопрос через суд. Вам необходимо будет предоставить доказательства и свидетелей, которые подтвердят вашу правоту. В принципе, процесс не сложный, но мы не занимаемся судебными делами, обращайтесь к юристам, которые на этом специализируются. После того как суд вынесет решение в вашу пользу, предоставьте его в ЗАГС для внесения необходимых изменений.

Советы эксперта

Еще раз напоминаю: для избежания неприятных сюрпризов, мы рекомендуем проверить свои документы прямо сейчас, даже если вы пока не собираетесь ставить апостиль и куда-то предъявлять их. Сверка данных с информацией на портале Госуслуг займет совсем немного времени, зато поможет избежать серьезных проблем и лишних хлопот в будущем, когда ошибка обнаружится в самый не подходящий момент.
Если у вас есть ребёнок, не достигший 14 лет, срочно проверьте его свидетельство о рождении. Если обнаружили ошибку, исправляйте её, пока ошибочные данные не перекочевали в паспорт, а затем и в остальные документы, полученные на его основании.
Всегда внимательно проверяйте документы на себя и своих детей: все буквы/символы в имени, фамилии, отчестве, названии города, а также цифры в дате рождения должны совпадать с реальными. Чем раньше обнаружите ошибку, тем проще её исправить.

Если вы обнаружили, что ошибка в ваших документах допущена давно, и вы либо не знали о ней, либо знали, но ничего не предпринимали, не отчаивайтесь — её ещё можно исправить. Обратитесь к нам, и мы поможем вам получить документы с верными данными и предотвратить возможные проблемы. Заполните заявку в форме ниже.