Коммерческие документы для Индонезии

“Добрый день, нам необходимо легализовать коммерческие документы для Индонезии, сертификат эксклюзивного дистрибьютора. В одной компании мне сказали, что надо делать легализацию через ТПП, в другой — через МИД. Как правильно? На какой язык делать перевод? С уважением, Любовь Владимировна” город Чита

Здравствуйте, Любовь Владимировна. Обе компании ответили вам правильно, коммерческие документы можно заверить как через ТПП, так и через МИД, но есть нюансы. Сейчас я расскажу о них подробнее.

Содержание:
1. Порядок легализации
1.1. Без заверения
1.2. С заверением в ТПП
1.3. С заверением в ТПП и у атташе
1.4. Апостиль
2. Услуги легализации

Порядок легализации

В целом коммерческие документы (например, инвойсы, сертификаты…) легализуются через Торгово-промышленную палату РФ. Некоторые документы (например, контракты, доверенности…) можно заверить через Министерство иностранных дел РФ, но теперь мы не рекомендуем этот вариант, так как Индонезия вступила в Гаагскую конвенцию и с 7 июля 2022 года и принимает апостиль.

Все документы, предъявляемые в Индонезии, должны быть на индонезийском или английском языке, так как это их официальные языки. Если выбирать между этими языками, естественно, английский более предпочтительный, так как проще найти переводчика и легче разобраться в тексте документа. Часть документов вы можете оформить сразу на английском языке: контракт, инвойс, сертификат дистрибьютора и т.д. Но некоторые документы, например, справка из налоговой, ИНН, ОГРН, нотариальная доверенность и прочие, выдаются российскими инстанциями только на русском языке. Такие документы мы рекомендуем переводить в Индонезии у местного переводчика, также сгодится нотариальный перевод, выполненный российским переводчиком.

Мы наблюдаем, что у индонезийских компаний нет единых требований к заверению коммерческих документов. По нашему текущему опыту предлагаем 4 основных варианта легализации, какой из них выбрать, зависит от пожеланий индонезийской стороны. Рассмотрим их ниже.

Вариант 1: без заверения

Часто в Индонезии принимают российские коммерческие документы без дополнительного заверения на английском языке или с английским переводом. Вот пример сертификата, оформленного российской компанией для индонезийцев сразу на английском языке.

Вариант 2: с заверением в ТПП

Еще один способ – заверение только в Торгово-промышленной палате. Этот вариант удобен тем, что вы можете обратиться в свою палату по месту производства. ТПП может заверить документы сразу на английском языке или на русском с нотариальным английским переводом, а также оригинал или копию документа. Вот пример сертификата, который мы заверили в ТПП РФ в Москве. Напоминаю, что вы можете заверить документы в любой ближайшей ТПП, не обязательно в московской.

Вариант 3: с заверением у торгового атташе

Если принимающая сторона требует печать посольства Индонезии, такая легализация коммерческих документов выполняется через торгового атташе в несколько этапов:

Оформите основные документы.
Документы, которые требуют индонезийцы, лучше оформить сразу на английском языке. Это будет проще для заверения и удобнее для ваших партнёров. А в случаях, когда это невозможно, сделать перевод, подшитый к копии документа.

Мы разберём легализацию сертификата эксклюзивного дистрибьютора:
Оформите дополнительные документы.
Эти документы потребуются на последнем этапе для заверения у атташе, но подготовить их нужно заранее:
– Свидетельство или лицензия, доказывающие, что вы не посредник, а производитель товара. Если документ на русском, нужен нотариальный перевод на английский язык.
– Письмо-обращение к торговому атташе от индонезийских партнёров. Должно быть на фирменном бланке с указанием телефонов контактных лиц и с просьбой заверить ваши документы. Они должны сами отправить его на электронную почту атташе atdag@mail.ru заранее до подачи документов. На всякий случай, пусть отправят копию письма на ваш email.
Заверение в ТПП РФ.
В Торгово-промышленной палате заверяются только основные документы. В отличие от варианта 2, годятся не любые ТПП, а только те, которые передали свои данные в посольство Индонезии. Позвоните Торговому атташе, уточните есть ли у него образцы подписей и печатей вашей палаты. Если есть, заверьте в своей ТПП, а если нет, отправьте документы нам для заверения в ТПП РФ.

На обратной стороне сертификата ТПП ставит такие отметки, вот так:
Заверение у торгового атташе Индонезии.
Напоминаем, что на момент обращения к атташе, ему должно прийти письмо от ваших индонезийских партнёров, а от вас потребуется свидетельство или лицензия, подтверждающие, что вы производитель.

Атташе ставит своё заверение на той же странице под ТПП, вот так:

Вариант 4: поставить апостиль

Может случиться так, что индонезийцы потребуют от вас апостиль. Так как у нас коммерческие документы, апостилировать можно только нотариальные копии. Исключение – нотариальная доверенность, только её можно апостилировать по оригиналу. В обоих случаях апостиль ставится в Министерстве юстиции того субъекта РФ, к которому относится нотариус, заверивший копию или доверенность.

Подведём итоги:

Мы рассказали вам о 4 вариантах легализации для Индонезии. Часто бывает так, что легализация не ограничивается одним документом. И индонезийская сторона может попросить по-разному их легализовать, например, сертификаты оставить без заверения, а доверенность заверить у торгового атташе. Чтобы не запутаться, мы рекомендуем взять у принимающей стороны список документов с требованиями к их оформлению и показать его нам, чтобы мы объяснили, как правильно заверить все документы.

Услуги легализации

Наша компания оказывает услуги по консульской легализации документов для Индонезии. Какие коммерческие документы мы оформляем: договора, письма, сертификаты, ИНН, ОГРН, выписка ЕГРЮЛ, контракты, инвойсы, декларации, справки, доверенности и т.д.

Мы можем сделать для вас только перевод, заверение в московском ТПП, заверение в московском ТПП и у атташе по культуре, а также только атташе, если вы заверите документ в своей палате. Готовый документы мы отправим вам или индонезийскому партнёру надежной курьерской службой.

Из чего складывается стоимость и сроки легализации:

Государственная пошлина ТПП 1950 рублей. Срок заверения 1 рабочий день.
Государственная пошлина у Торгового атташе отсутствует. Срок заверения 2 рабочих дня.
Наши услуги по подготовке, проверке, переводам, подаче в инстанции по прайсу.
Курьерская пересылка документов до Москвы и обратно в зависимости от страны. Срок пересылки 1-8 дней.

По вопросам легализации коммерческих документов для Индонезии обращайтесь к нашим специалистам. Свои вопросы вы можете оставлять в форме ниже.