Как максимально быстро передать нам документы?

За легализацией документов в нашу компанию обращаются люди со всего мира. Документы мы всегда пересылаем проверенными курьерскими службами, но многие не знают, что есть еще более быстрый и надежный вариант, особенно когда дело касается консульской легализации – электронное нотариальное заверение. В этом случае оригиналы документов не нужны, достаточно переслать сканы через нотариуса в электронном виде. Несколько лет назад мы пробовали получать через региональных нотариусов электронные копии документов наших клиентов, но тогда эта процедура всем была в новинку, и многие нотариусы её не делали. Прошло достаточно времени, теперь всё больше и больше нотариусов стали делать электронное нотариальное заверение. Поэтому сегодня мы рассмотрим этот максимально быстрый способ передачи документов более подробно.

Электронное нотариальное заверение

Электронное нотариальное заверение документов – это удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу.

Процедура

Вы приходите к нотариусу с оригиналом документа, который необходимо нам передать.
Нотариус переводит документ в электронный вид и удостоверяет своей электронной подписью равнозначность этого электронного документа вашему оригиналу. Предупредите нотариуса, что это нужно сделать сразу с оригинала, минуя нотариальную копию.
После чего нотариус отправляет нам по email zip-архив со сканом заверенного документа в формате pdf и sig-файл с электронной подписью. Не удивляйтесь этим терминам, нотариус обязан знать, что это означает.
Эти файлы мы передаём в электронном виде московскому нотариусу, который производит обратную процедуру, то есть переводит электронный документ на бумажный носитель и заверяет равнозначность этого документа.

Процесс электронного нотариального заверения наглядно показан в этой инфографике от Федеральной нотариальной палаты.

Образец электронного нотариального заверения

Таким образом у нас получается два нотариальных действия: первое от нотариуса вашего города (что содержание электронного документа тождественно бумажному), и второе от нашего московского нотариуса (что содержание изготовленного бумажного документа тождественно электронному). Точные формулировки нотариусов при электронном нотариальном заверении смотрите в образце ниже.

И по такому документу мы начинаем процесс легализации по стандартной схеме, например для ОАЭ, Китая, Кувейта.

Особенности оформления

Процедуру можно выполнить только у нотариуса в РФ, но не у иностранного нотариуса и не в консульстве РФ в другой стране.
Не допускается электронное нотариальное заверение в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также для документов, удостоверяющих личность.
Электронное нотариальное заверение не подходит для проставления апостиля, а также для консульской легализации в посольстве Малайзии, Саудовской Аравии и Чехии.
Электронное заверение является одним из способов получения справки об отсутствии несудимости. В этом случае цифровую подпись ставит не нотариус, а МВД.

Стоимость
В образце выше клиент оплатил 610 рублей (110 рублей краснодарскому нотаруису + 500 за наши услуги). Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или наоборот составляет 50 рублей за каждую страницу + дополнительная оплата за технические услуги (в зависимости от региона к региону могут различаться). Чем больше страниц в документе, тем больше итоговая стоимость, так как нотариусу берут оплату в зависимости от количества страниц. Поэтому пересылка документов таким способом обходится дороже, чем курьерская пересылка обычных нотариальных копий, но зато значительно быстрее.

Сроки
Электронное нотариальное заверение можно сделать в течение нескольких часов: полчаса у вашего нотариуса, пару минут на пересылку по электронной почте, и полчаса у нашего нотариуса. Электронное нотариальное заверение не зависит от того, в каком городе вы находитесь.

Как сэкономить на электронном заверении?

Попросите нотариуса сделать электронное нотариальное заверение сразу с оригинала документа, минуя нотариальную копию. Нотариальную копию нужно делать только в том случае, если вы отправляете нам документы по старинке курьерской службой, без электронного нотариального заверения.
Делайте заверение только необходимых страниц документа:
• Для передачи диплома/аттестата не делайте заверение пустой титульной страницы.
• Для передачи двуязычных свидетельств о рождении, браке, о разводе и т.п. делайте заверение только русскоязычной страницы.
• Для передачи паспорта достаточно сделать заверение только главного разворота или так называемую выписку.

Мы рекомендуем этот вариант клиентам, которые торопятся с легализацией или не хотят отправлять документы курьерской службой. Вариант хоть и обходится дороже, но зато полностью оправдывает себя максимальной скоростью.