Апостиль на документы ЗАГС

Если вам необходимо поставить апостиль на документы ЗАГС, эта статья поможет разобраться в процессе. Мы расскажем, куда обращаемся, когда используем дубликат и что делать в случае отказа.

Содержание:
1. Что такое апостиль и зачем он нужен
2. Какие документы апостилирует ЗАГС
3. В каких случаях апостилируется дубликат
4. Образцы документов ЗАГС с апостилем
5. Куда обращаться за проставлением апостиля
6. Способы проставления апостиля в ЗАГС
     6.1. Получение дубликата с апостилем
     6.2. Проставление апостиля на первичный документ
     6.3. Как поставить апостиль самостоятельно
7. Причины отказа в апостиле и способы решения
8. Как исправить ошибку в свидетельстве ЗАГС
9. Заказать апостиль в Москве

Что такое апостиль и зачем он нужен

Апостиль — это специальный штамп, который подтверждает подлинность документов и их юридическую силу для использования в странах, присоединившихся к Гаагской конвенции 1961 года, например, для стран ЕС, Китая, Саудовской Аравии и других. В России апостиль проставляют разные инстанции в зависимости от типа документа. 

На какие документы ЗАГС ставит апостиль

ЗАГС ставит апостиль на оригиналы первичных и повторных документов (дубликатов) о гражданском состоянии:

• Свидетельство/справка о рождении
• Свидетельство/справка об усыновлении
• Свидетельство/справка о перемене имени
• Свидетельство/справка о браке
• Свидетельство/справка о разводе
• Свидетельство/справка о смерти
• Справка о незамужестве (справка об отсутствии факта государственной регистрации брака)
• Дубликаты документов, выданных в консульских учреждениях РСФСР, СССР и Российской Федерации, а также в органах ЗАГС при военных комендатурах и гарнизонах советских войск с 1979 года по настоящее время.

Чем дубликат отличается от первичного свидетельства? Это, по сути, одно и то же. Он имеет такую же юридическую силу, содержит идентичные данные (ФИО, дату и место рождения), но выглядит иначе (нового образца) и имеет другие серию/номер и дату выдачи.

В каких случаях апостилируют дубликат

Обычно апостиль ставят на первичный документ, но бывают случаи, когда нужно получать повторное свидетельство и ставить апостиль уже на него:

• Свидетельство утеряно.
• Свидетельство старого образца:
  – Некоторые ЗАГСы могут отказать в проставлении апостиля на документы образца СССР.
  – Некоторые страны отказываются принимать свидетельства СССР, ссылаясь на то, что такого государства не существует.
• Свидетельство испорчено или в нём есть ошибки. Какие могут быть ошибки и как их исправить, читайте ниже.
• Выдано в консульстве России. На консульские документы по закону нельзя поставить апостиль, придётся получать повторное свидетельство на территории РФ.
• Для некоторых стран, например, Австрии, Великобритании, Коста-Рики, Нидерландов, Франции, Швейцарии свидетельство должно быть выдано не позднее 3-6 месяцев назад. 

Как выглядит апостиль на документах ЗАГС

Апостиль выглядит как специальный прямоугольный штамп. Чаще всего его проставляют на обратной стороне документа, но иногда он подшивается отдельным листом. Некоторые региональные ЗАГСы всегда прошивают штамп отдельным листом, даже если на обратной стороне документа есть место.

• Свидетельство о рождении.
  
• Свидетельство о браке.
   
• Свидетельство о разводе.
   
• Свидетельство о перемене имени.
  
• Справка об отсутствии брака (справка о незамужестве).
  
• Двустороннее свидетельство. Это может быть не только свидетельство о рождении, но и другие, выданные в регионах со вторым национальным языком.
   
• Документ о гражданском состоянии образца СССР.
   

Где поставить апостиль на документы ЗАГС

Таблица, по которой легко определить, куда обращаться в зависимости от региона выдачи документа:

Государственная пошлина единая по всей России – 2500 рублей за документ. При обращении в нашу компанию, нужно также оплатить наши услуги и курьерские пересылки до Москвы и обратно. Заказать расчёт.

Если апостиль ставим мы, то нотариальная доверенность не нужна. Но она требуется для получения дубликата свидетельства или справок из ЗАГСа.

Способы проставления апостиля в ЗАГС

Есть два варианта проставления апостиля на документы ЗАГС:

1. Поставить апостиль на повторное свидетельство/справку.
2. Поставить апостиль на имеющееся свидетельство/справку.

С введением системы ЕГР ЗАГС, можно получить справку или дубликат свидетельства в любом ЗАГСе России. Но так как апостиль ставится только в столице региона, рекомендуем не тратить время на другие ЗАГСы, а обращаться прямиком в Главное управление ЗАГС, чтобы там получить дубликат сразу с апостилем. Давайте рассмотрим плюсы и минусы обоих вариантов.

Получение дубликата свидетельства с апостилем (рекомендуем)

➕ Свидетельство нового образца с QR-кодом.
➕ Свежий срок выдачи, благодаря чему документ примут в любой стране. 
➕ Такой же срок оформления, как если бы вы ставили апостиль на первичное свидетельство.
➕ Не требуются поездки и пересылка документов в регион выдачи.
➕ Не нужно посещать разные ЗАГСы, всё делается в одном месте.
➖ Возможно придётся исправлять ошибки или неполные данные, возникшие в связи с переносом архивной записи в ЕГР.
➖ Необходимо оплатить пошлину: 200 рублей за получение справки, 350 рублей за получение повторного свидетельства.
➖ Если не можете приехать в ЗАГС, вашему представителю потребуется нотариальная доверенность.

Проставление апостиля на имеющееся свидетельство (не рекомендуем)

➕ Не нужна нотариальная доверенность.
➕ Не нужно оплачивать пошлину: 200 рублей за получение справки, 350 рублей за получение повторного свидетельства.
➖ Возможно придётся исправлять ошибки или неполные данные, выявленные при проверке ЗАГСом архивной записи.
➖ Некоторые страны не принимают свидетельства старого образца или старше 6 месяцев. 
➖ ЗАГС может отказать в проставлении апостиля на старое свидетельство и тогда всё равно придётся получать повторное.
➖ Потребуется поездка или пересылка документов в регион выдачи.

Как поставить апостиль в ЗАГС самостоятельно

Допустим, ваше свидетельство о рождении выдано Отделом ЗАГС Барабинского района Управления по делам ЗАГС города Барабинска Новосибирской области. Куда обращаться за апостилем:

• Если вы находитесь в Новосибирске или городе/деревне/селе неподалёку от него, ставьте апостиль в Новосибирске в Управлении по делам ЗАГС Новосибирской области. Например, вы находитесь в городе Чулым, это всего в 2-х часах от Новосибирска, поэтому обратитесь туда. Можно будет апостилировать и имеющееся свидетельство, но лучше сразу получать повторное с апостилем (плюсы описаны выше).
  
  
• Если вы находитесь в другом городе, деревне или селе, обращайтесь в ближайшее Главное управление ЗАГС региона. Получите там повторное свидетельство и поставьте на него апостиль. Это будет намного быстрее и дешевле, чем ехать в Новосибирск и ставить апостиль на имеющийся документ. Несколько примеров:
  – Вы в городе Барабинск, он находится примерно на одном расстоянии от Новосибирска и Омска, поэтому куда ехать разницы нет. Вы можете поехать в Новосибирск и поставить апостиль одним из вариантов, описанных выше. Или поехать в Омск и в Центральном отделе Управления ЗАГС Омской области получить дубликат свидетельства с апостилем.
  
  –  Вы в городе Татарск, он тоже относится к Новосибирской области, но объективно ближе к Омску – 2,5 часа езды. В этом случае лучше поехать в Омск и поставить апостиль на дубликат в Центральном отделе Управления ЗАГС Омской области.
  
  
• Если вы находитесь за границей, нужно отталкиваться от того, где находится документ:
  –  Если вы оставили его в России – попросите родственников или знакомых поставить апостиль по рекомендациями выше, это можно сделать без доверенности или отправьте нам.
  –  Если забрали с собой в другую страну, сначала пришлите нам фото или скан свидетельства, мы уточним в ЗАГСе, поставят ли они на него апостиль. Если они подтвердят, обойдёмся без доверенности, от вас потребуется прислать нам курьерской службой оригинал свидетельства. Если ЗАГС откажется ставить апостиль, будем получать повторное и апостилировать его. Для этого от вас потребуется нотариальная или консульская доверенность. 

Что делать, если ЗАГС отказывается ставить апостиль

Причины отказа в проставлении апостиля в ЗАГСе и способы решения:

Как исправить ошибку в свидетельстве ЗАГС

Ниже образец отказа в проставлении апостиля на свидетельство о рождении. Дело в том, что во время проверки документа сотрудник ЗАГСа обнаружил, что имена в свидетельстве и архивной записи не совпадают.

Часто встречаются ошибки в написании букв е/ё, и/й, е/и, и/ы, отсутствии ь/ъ, написании окончаний -ов/-ев), -ин/-ын, -ых/их, -ский/-цкий и прочие. Независимо от того, где именно сотрудник допустил ошибку (в свидетельстве или в актовой записи), изменение всегда вносят в архив. После чего выдаётся повторное свидетельство с корректными данными.

В Москве внесением изменений в актовые записи занимается 6 сектор ЗАГС, который находится в Объединенном Отделе ЗАГС. Подать заявление можно только через МФЦ, личного приёма нет. Они вносят изменения не только в московские записи акта, а вообще во все из любого ЗАГСа РФ из любого региона. Как это сделать, читайте здесь. 

В регионе нужно обращаться в ЗАГС по месту выдачи документа или в местное МФЦ для подачи заявления на изменение архивной записи.

Заказать апостиль в Москве

Обращайтесь к нам, и мы апостилируем любой документ ЗАГС без вашего личного присутствия. Мы либо получаем повторное свидетельство с апостилем в Москве, так как в московском МФЦ можно поставить апостиль на любой дубликат свидетельства, независимо от региона выдачи первичного документа. Либо ставим апостиль на первичное свидетельство с отправкой в региональный ЗАГС. 

Вам не придётся тратить своё время на разбирательства с бюрократией, общаться с сотрудниками ЗАГСа и МФЦ или напрягать родственников и друзей. Вот как мы работаем:

• Оставьте заявку.
• Наш специалист позвонит вам, задаст уточняющие вопросы, проверит ваши документы и пришлёт счёт на оплату.
• Вы отправите нам необходимые документы курьерской службой.
• Мы оплачиваем государственную пошлину и ставим апостиль.
• Как только документ готов, вы заберёте его из офиса, или отправим курьером.

Читайте отзывы и оставляйте заявку в форме ниже.

Анастасия
Бурцева

Эксперт по легализации документов

Мы работаем!