Легализация документов: законодательство

Легализация – это процедура подтверждения того, что документ соответствует законодательству и может быть использован на территории другого государства. Различают консульскую легализацию документов, а также сокращенную штамп “Апостиль”. В статье собраны законы и регламенты РФ, а также другие положения, предусмотренные законодательством РФ, на основании которых совершается легализация документов для других стран.

Смотреть список всех стран по типу легализации документов.

Консульская легализация: законы РФ

В соответствии с Приказом МИД России от 18.06.2012 N 9470 консульской легализацией документов на территории России занимается Министерство иностранных дел РФ.

Министерство иностранных дел находится в в Москве по адресу Неопалимовский 1-й переулок, дом 12. Для консульской легализации документов необходимо обращаться в консульский департамент министерства.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 5.07.2010 г. № 154-ФЗ «Консульский устав Российской Федерации» российские документы, которые вывозятся за границу подлежат консульской легализации, если между странами, где будет использован документ, нет международных договоров, отменяющих легализацию.

Так, к примеру, существует Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная 22 января 1993 года между странами СНГ, которая отменяет между странами необходимость в легализации документов. На основании этой конвенции российские документы принимаются без легализации в следующих странах: Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Россия, Туркменистан, Таджикистан, Узбекистан, Украина.

Также есть Международные договоры о взаимном признании документов об образовании. Список этих договоров можно найти на официальном сайте Главэкспертцентра: nic.gov.ru

Консульскую легализацию нельзя сделать на документы, которые не подлежат вывозу за границу. Об этом гласит Закон СССР от 24.06.1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу».

На практике случается так, что принимающая сторона требуется предоставить легализованный паспорт, в этом случае нужно взять в паспортном столе справку о выданном паспорте. Такая справка подлежит легализации. То же самое можно сказать о трудовой книжке. Так как саму трудовую книжку легализовать нельзя, необходимо взять выписку из трудовой книжки.

Порядок осуществления консульской легализации:

Согласно информации, опубликованной на сайте МИДа РФ консульская легализация включает в себя следующие действия:

Нотариус заверяет подлинность копии документа.
Осуществляется перевод на иностранный язык.
Нотариус заверяет подлинность подписи переводчика.
Министерство юстиции Российской Федерации свидетельствует подлинность подписи нотариуса.
Министерство иностранных дел РФ свидетельствует подлинность печати Минюст и должностного лица.
После чего документы заверяет консульство той страны, для которой проходит легализация.

Давайте рассмотрим какие в итоге документы не подлежат консульской легализации:

Документы для использование в странах, подписавших Гаагскую конвенцию (смотри ниже).
Документы для тех стран, у которых с Россией есть договоренности об отмене легализации.
Документы, не предназначенные вывозу за границу.
Документы, на которых не стоит печать Минюст.
Документы, содержащие в себе более одной страницу и не сшитые, не пронумерованные и не скрепленные печатью.
Документы, на которых стоит печать и подпись, образцов которых нет в МИД РФ.
Документы, в которых содержатся исправления или зачеркнутые слова.

Апостиль: Гаагская конвенция

Такой тип легализации как штамп апостиль подходит только для легализации документов для тех стран, которые подписали Конвенцию от 5 октября 1961, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов. Давайте посмотрим на что конвенция не распространяется.

Гаагскую конвенцию можно применить к любым государственным официальным документам, кроме документов, выданных консульствами, а также коммерческих и таможенных бумаг. Об этом говорится в Статье 1 Гаагской конвенции 1061 года.

За проставление Апостиля в Российской Федерации отвечают государственные инстанции предусмотренные законодательством РФ. Конвенция не устанавливает кто именно будет проставлять апостиль, поэтому во всех странах за это отвечают разные инстанции. В связи с этим точный срок проставления апостиля в Гаагской конвенции не прописан.

Так к примеру в России апостиль на свидетельство о рождении проставляет Центральный орган ЗАГС и срок проставления апостиля в этом случае составляет 2-5 рабочих дней в зависимости от региона. А апостиль на документы об образовании поставляет Департамент образования и в этом случае срок апостилирования составляет 45 календарных дней.

Смотреть список государственных органов, которые уполномочены ставить апостиль в разных странах на официальном сайте Гаагской конвенции: www.hcch.net

Специалисты компании Документ24 помогут вам оформить документы в связи с нынешнем законодательством. Для заказа услуг по консульской легализации и апостилю, оставьте свою заявку в форме ниже.